Curso online de Gestión Documental con Alfresco

Gracias a este Curso online de Gestión Documental con Alfresco, de 35 horas de duración, conocerás en profundidad la plataforma de gestión documental Alfresco ECM y sus principales componentes y arquitectura. Se revisan los estándares y recomendaciones en materia de documento electrónico, política de gestión de documentos electrónicos y digitalización de documentos según los estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad.

Este Curso online de Gestión Documental con Alfresco aporta una visión global en materia de gestión documental sobre la herramienta tecnológica Alfresco, un sistema de administración de contenidos de código abierto que permite la organización, almacenamiento y distribución de documentos y otros contenidos digitales relacionados con los procesos administrativos y empresariales.

Analizarás en profundidad la solución de gestión documental Alfresco ECM (Enterprise Content Management) en cuanto a sus principales componentes, funcionalidades y arquitectura, el proceso de instalación (se utiliza la versión Alfresco Community Edition) y configuración del repositorio documental, la gestión de seguridad y los permisos, el backup y la restauración, el diccionario de datos, los metadatos y sus categorías o la recuperación de contenido borrado, así como la integración con otros sistemas.

Alfresco Share, Alfresco Record Managements y Alfresco Workdesk

Igualmente, se realiza un recorrido por la solución Alfresco Share, que permite establecer espacios colaborativos relacionados con la gestión documental y la gestión de contenidos a través de herramientas como la wiki, foros de discusión, blog, etc. y los módulos Alfresco Record Managements y Alfresco Workdesk.

Identificarás los objetivos de implantación de un sistema de gestión de documentos, las ventajas que proporciona a una organización y analizarás la gestión documental en el ámbito de las Administraciones Públicas.

Abordarás, además, la solución de custodia digital, detallando tanto la custodia lógica (software) como física (sistema de almacenamiento hardware tipo CAS) y conocerás diferentes herramientas de gestión documental, especialmente la solución de Alfresco ECM Entreprise Edition.

Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)

Asimismo, estudiarás el Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y de las Normas Técnicas de Interoperabilidad que regulan las condiciones necesarias de interoperabilidad en el uso de los medios electrónicos en las Administraciones Públicas. También se analiza el documento electrónico, el proceso de digitalización y los procedimientos de copiado auténtico y conversión de formatos entre documentos electrónicos según estándares ENI.

Por último, en este Curso online de Gestión Documental con Alfresco adquirirás conocimientos sobre el módulo Alfresco Record Management para el manejo sistemático de información almacenada en cualquier medio, incluyendo los registros físicos y electrónicos.

En este sentido, se estudia el ciclo de vida de la información, desde su creación hasta su disposición final, así como las funcionalidades que ofrece este módulo de gestión de registros del Alfresco.

¿A quién se dirige este curso?

Este Curso online de Gestión Documental con Alfresco va dirigido a personal de las Administraciones Públicas Estatal, Autonómica y Local que quieran adquirir o mejorar sus conocimientos en el ámbito del uso de la gestión documental sobre la tecnología de plataforma abierta Alfresco ECM.

También a empleados de empresas privadas y autónomos que trabajen o estén interesados en conocer cómo se puede realizar una gestión documental electrónica con el software de plataforma abierta Alfresco, empresa líder de confianza en la gestión de contenido empresarial (ECM), con más de 2.800 clientes empresariales y siete millones de usuarios en activo.

≡ Temario del Curso online de Gestión Documental con Alfresco

TEMA 1: Arquitectura, componentes y funcionalidades de Alfresco

1. Objetivos de Alfresco
2. Entornos de trabajo
3. Distribución
4. Principales diferencias entre las versiones Community y Enterprise
5. Arquitectura
   • Descripción de la arquitectura
   • Repositorio Alfresco
   • Componentes y servicios en Alfresco
   • Foundation services e integraciones estándar
   • Protocolos de comunicación
   • APIS del repositorio Alfresco
6. Conceptos
   • Estructura del repositorio
   • Espacios o sitios de trabajo
   • Aspectos y propiedades
   • Contenido y formatos de archivo
   • Categorías
7. Reglas de gestión
   • Reglas de contenidos
   • Flujos de trabajo
8. Otras formas de trabajar con Alfresco
   • WebDAV
     Clientes WebDAV
   • Microsoft Office
   • Open Office
9. Motor de búsqueda
10. Multilingüismo y versiones

TEMA 2: Instalación y configuración inicial del repositorio Alfresco

1. Instalación de Alfresco Community en Windows sobre Docker
2. Personalizar panel de inicio
3. Configurar el sitio
4. Copia de seguridad y restauración en Alfresco
   • Hacer una copia de seguridad y restaurar el repositorio

TEMA 3: Alfresco Share

1. Mi Panel de Inicio
2. Perfil de usuario
3. Sitio colaborativo
   • Creación de un sitio
   • Panel de Inicio
   • Borrado de sitios
   • Miembros del sitio
4. Biblioteca de documentos
   • Creando contenido
   • Previsualizar documento
   • Subir nueva versión
   • Editar un documento localmente
   • Editar un documento en línea
   • Editar un documento usando Microsoft Office
   • Editar un documento usando Google Docs
   • Organizar el contenido
   • Administrar permisos
   • Renombrar contenido
   • Etiquetar contenido
5. Otras funcionalidades
   • Mi Calendario
   • Foro de discusión
   • Enlaces del sitio
   • Listas de datos
6. Suscribirse a un feed RSS
7. Avisos del sitio
8. Búsqueda de contenido

TEMA 4: Gestión de la seguridad y permisos. Reglas de contenido y flujos de trabajo

1. Usuarios y Grupos. Roles
   • Roles sobre contenidos
   • Propietario de un sitio
2. Reglas de contenido y acciones
3. Flujos de trabajo
   • Creación de una regla con flujo de trabajo asociado
4. Ejemplo práctico: usuarios, permisos, reglas y flujos de trabajo
   • Categorías y Etiquetas
   • Usuarios y grupos
   • Permisos
   • Flujos de trabajo

TEMA 5: Gestión documental y custodia digital

1. Objetivo de la Gestión Documental
2. Motivos para la implantación de un sistema de Gestión documental
3. Ventajas de la Gestión Documental
4. La Gestión Documental en el Ámbito de la Administración Pública
   • La gestión documental actual
   • Problemas actuales con la documentación
5. El Documento
6. Análisis Documental
7. La clasificación
8. Ciclo de vida de los documentos
9. Sistema de gestión documental
10. Herramientas de gestión documental
    • Solución Tecnológica Alfresco ECM Entreprise Edition
11. La Gestión Documental en el Ámbito de la Administración electrónica
    • Visión General
    • Archivo electrónico
12. Custodia digital. Custodia física y lógica
    • Módulo de custodia lógica
      • Módulo de auditoría del sistema de Custodia digital
      • Generación, captura y custodia del documento electrónico
      • Captura del documento electrónico
      • Custodia lógica del documento electrónico
    • Custodia física del documento electrónico
      • Valor jurídico de los documentos electrónicos archivados en sistemas de gestión de la información electrónica
    • Difusión del documento electrónico
    • Notificación de alertas

TEMA 6: Documento electrónico, digitalización y procedimientos de copiado auténtico y conversión (estándar ENI)

1. ¿Qué son las Normas Técnicas de Interoperabilidad?
2. Ámbito de aplicación, alcance e implantación del ENI
3. Política de gestión de documentos electrónicos (ENI)
4. Procesos de gestión documental
   • Captura o generación
   • Registro
   • Clasificación
   • Descripción
   • Acceso
   • Evaluación
   • Conservación
   • Transferencia
   • Destrucción o eliminación
5. Documento electrónico según estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
   • Concepto de documento electrónico y documento administrativo electrónico y definición de su estructura lógica
   • Consideraciones sobre la firma del documento electrónico
   • Metadatos del documento electrónico
     • Consideraciones para la implementación
     • Uso y tratamiento
     • Metadatos mínimos obligatorios
     • Metadatos complementarios
   • Formato de los documentos electrónicos
6. Documentos electrónicos en intercambios entre organizaciones y con el ciudadano
   • Formato y estructura para el intercambio
   • Esquemas XML para intercambio de documentos electrónicos
   • Acceso a documentos electrónicos
   • Impresión
   • Verificación
7. Digitalización de documentos según estándares ENI
   • Requisitos de la imagen electrónica
     • Formatos admitidos para imágenes electrónicas
     • Nivel de resolución
     • Garantía de imagen fiel
   • Descripción del proceso de digitalización
     • Digitalización por medios fotoeléctricos
     • Optimización de la imagen electrónica
     • Conformación del documento electrónico
8. Copias electrónicas de documentos administrativos
   • Definición
   • Características generales de las copias electrónicas auténticas
     • Tipos de copias auténticas
   • Proceso de copiado auténtico
     • Requisitos de expedición
     • Copia electrónica auténtica con cambio de formato
     • Copia electrónica auténtica de documento papel
     • Copia electrónica parcial auténtica
     • Copia papel auténtica de documentos públicos administrativos electrónicos
   • Firma de la copia auténtica
9. Conversión de documentos electrónicos
   • Concepto y descripción
   • Motivación de un cambio de formato
   • Descripción del proceso de cambio de formato
     • Fase de planificación
     • Fase de conversión
     • Fase de validación
     • Fase de conformación del documento electrónico

TEMA 7: Módulo de Alfresco Records Management (RM)

1. Dashlets (o componentes) disponibles
2. Principales funcionalidades
3. Ventajas de la gestión de documentos de archivo de Alfresco
4. El ciclo de vida de un documento. Del documento vivo al documento de archivo (Record)
   • Ciclo de vida de un documento
   • Ciclo de vida de un documento de archivo
   • Diferencias principales entre un documento y un documento de archivo
5. Creando el sitio de gestión de registros
6. El Plan de archivo o plan de ficheros (File Plan)
   • Creando el Plan de archivo o Plan de ficheros
   • Navegar por el Plan de ficheros
   • Automatizar el Plan de ficheros
   • La construcción del Plan de ficheros
7. Añadir una categoría de documento de archivo (registro)
   • La gestión de categorías de documentos de archivo (registro)
8. Añadir una carpeta de documentos de archivo (registro)
   • La gestión de las carpetas de documentos de archivo (registro)
9. Declaración como documento de archivo
10. Planificación de disposición (Time Schedule)
11. La gestión de permisos
12. Búsqueda de registros
    • Creación de una búsqueda
    • Cómo guardar una búsqueda
13. Consola de administración de la gestión de registros
    • Auditoría